Yönetici Asistanlığı ve Sekreterlik Yargı Yayınları

Bilgi çağında yönetimin bir meslek olması yanı sıra bir sanat olarak da kabul edilmeye başlanması sonucunda, özel ve kamusal tüm örgütlerde “Yönetici Sekreterliği” mesleği doğmuştur.

Yönetici sekreteri, örgütte yöneticinin zamanını ve programım yöneten, protokol işlerini düzenleyen, yöneticinin yardımcısı ve ailesinin bir parçasıdır. Çünkü sekre¬ter yöneticinin resmî işleri kadar, özel işlerini de bilen ve yürüten; zaman zaman ailesiyle (eşi ve çocuklarıyla), akrabalarıyla ve arkadaşlarıyla gö¬rüşen; yöneticinin resmî ve özel yaşamına giren; onun sırlarını, çıkarları¬nı, hesaplarını, alışkanlıklarını, özelliklerini, isteklerini, beklentilerini ve hedeflerini bilen yönetim ve çalışma ortağı ve 'sırdaşı' olan önemli bir kişidir. Bu yüzden her yönetici, sekreterini iyi seçmelidir.

İyi bir sekreter; yöneticinin özelliklerini, amaç ve beklentilerini, ça¬lışma ve yönetim ilkelerini, yakın çevresini (ailesini, akrabalarını, arka¬daşlarını ve dostlarını) tanıyan; ekip ruhu taşıyan, yöneticiye bağlı ve yardımcı olan, yöneticinin başarısı için çalışan ve başarısına katkıda bu¬lunan kişidir.

Örgütsel yaşamda bir sekreterin başarılı olabilmesi için yönetici, sekreterine görev alanıyla ilgili bilgileri vermeli; sekreterinden neler iste¬diğini ve beklediğini kendisine bildirmeli; çalışma programını ve rande¬vularını sekreterine söylemeli; randevuları belirleme; imza, kabul ve ziya¬retleri düzenleme; görüşme, toplantı, tören, davet ve ziyafetleri organize etme; ziyaretçileri ve konukları karşılama, ağırlama (ikram), uğurlama; onlara taşıt sağlama; ziyaretçilerin ve iş sahiplerinin işlerinde kendilerine yardımcı olma, işlerini takip etme ve sonuçlandırma konularında kendisi¬ne yetki ve sorumluluk vermelidir.

Belki de hepsinden de önemlisi, sekreterine hak ettiği yeterli ücreti vermeli; kurumun fazla çalışma, yan ödeme, tazminat, ikra¬miye, yemek, lojman, araç, tatil, kamp, gezi vb. maddi, mali, idari ve sos¬yal hak ve olanaklarından onu da yararlandırmalı; kendisine her zaman sahip çıkmalı ve yardımcı olmalıdır.

Bilmek gerekir ki; her yöneticinin başarısının altında mutlaka sek¬reterin de hakkı ve payı vardır. İyi bir sekreter yöneticinin verimliliğini artırır; niteliksiz bir sekreter de azaltır.

Tarık ŞAHIM

Ankara - 2013